Drucken unter Windows über E-Mail

Die IB-54 unterstützt den E-Mail-Druck mittels POP3-Protokoll. Ein Druckauftrag kann ausgedruckt werden, nachdem er an eine E-Mail angehängt und als Mail über eine gebräuchliche E-Mail-Software versandt wurde. Genau wie beim Faxen kann ein Dokument auf diese Weise an einen bestimmten Drucker/Mehrfunktionsdrucker in einem entfernten Büro gesendet werden.

Wie nachstehend beschrieben vorgehen, um eine E-Mail direkt von der E-Mail-Software aus an den Server zu senden:

Erstellen einer E-Mail-Adresse für den Drucker/Mehrfunktionsdrucker

Zum Ausdrucken über E-Mail muss eine E-Mail-Adresse auf dem Drucker/Mehrfunktionsdrucker (der IB-54) eingerichtet werden. Der Drucker/Mehrfunktionsdrucker durchsucht den POP3-E-Mail-Server in regelmäßigen Abständen und druckt per E-Mail an diese E-Mail-Adresse gesendete Druckaufträge aus. In der Regel erhalten Sie diese E-Mail-Adresse, indem Sie den Administrator des E-Mail-Servers bitten, diese zu erstellen. Gleichzeitig werden zusätzlich zu dieser E-Mail-Adresse die folgenden Informationen benötigt.

POP3 aktivieren und konfigurieren

In der Standardeinstellung des IB-54 ist das POP3-Protokoll gesperrt. Einen Web-Browser verwenden, um die verschiedenen Protokolleinstellungen von der internen Webseite des IB-54 aus zu konfigurieren.

  1. Einen Web-Browser starten.

  2. Die dem IB-54 zugewiesene IP-Adresse in das Adressenfeld eingeben.

  3. Der Web-Browser zeigt die Webseite der IB-54 an.

  4. Auf der IB-54-Webseite mit Administratorberechtigung anmelden.

    • Weitere Informationen unter dem Punkt 1-3. Auf IB-54-Webseite zugreifen.
    • Die Einstellungen können nur geändert werden, wenn eine Anmeldung mit Administratorberechtigung erfolgt ist.

  5. Im Menü auf der linken Seite der Webseite auf Verwaltung / E-Mail > POP3 klicken.

    Abbildung 1. IB-54 POP3-Konfiguration

  6. Die Grundeinstellungen wie folgt vornehmen.

    POP3-Protokoll Zum Aktivieren auf ON klicken.
    Prüfintervall Das Intervall in Minuten angeben, in dem die IB-54-Schnittstellenkarte den Mail-Server auf E-Mails überprüft. Der Standardwert ist 15 Minuten. Das Mindestintervall beträgt 3 Minuten.

  7. Auf Benutzer 1 klicken und den Eintrag wie folgt einstellen.

    Benutzer 1 Zum Aktivieren auf ON klicken.
    E-Mail-Adresse

    E-Mail-Adresse für den Drucker/Mehrfunktionsdrucker eingeben, z. B. aaabbb123@aaa.com.
    POP3-Servername IP-Adresse oder Hostnamen für den Mail-Server eingeben.
    POP3 Port Nr. POP-Anschlussnummer für den Mail-Server eingeben - normalerweise 110.
    POP3-Server-Timeout

    Zeitabschaltungs-Intervall für die POP3-Server-Verbindung in Sekunden eingeben.
    Login-Benutzername Kontonamen für die Anmeldung beim POP3-Server angeben, z. B. aaa.com/pusr/taskalfa123. (Einige Mail-Server wie z. B. Exchange verwenden das Format domain_name/user_account/mailbox für den POP3-Anmeldenamen).
    Anmelde-Kennwort Passwort für die Anmeldung beim POP3-Server eingeben
    APOP verwenden Auf YES klicken, wenn der Mail-Server das Protokoll APOP unterstützt.
    E-Mail nach Abruf löschen Festlegen, ob E-Mails nach dem Ausdruck auf dem Server gelöscht werden sollen.
    E-Mail-Größenlimit

    Die Maximalgröße von E-Mails in Kilobytes (KB) spezifizieren, die der Drucker/Mehrfunktionsdrucker vom E-Mail-Server empfangen kann. Alle E-Mails, die die festgelegte Größe überschreiten, werden nicht vom Server abgerufen. Zum Löschen der nicht abgerufenen Mails den Mail-Administrator zu Rate ziehen.
    Filtereinstellungen Für die Filterung zu druckender E-Mails können bis zu vier Zeichenketten vorgegeben werden. Außerdem können die zum Filtern verwendeten Bedingungen mit OR und AND verbunden werden.
    S: Zeichenkette Betreff:
    T: Zeichenkette Empfänger:
    C: Zeichenkette Kopieempfänger:
    F: Zeichenkette Absender:
    | Teilweise Übereinstimmung (OR)
    & Vollständige Übereinstimmung (AND)
    Um beispielsweise nur die E-Mails mit der Bezeichnung 'Service' oder 'Technical' zu drucken, ist Folgendes festzulegen: S:Service|S:Technical
    Deckblatt Auf ON klicken, um diese Option zu aktivieren und jedem Druckauftrag ein Deckblatt hinzuzufügen.
    POP über SSL

    Ermöglicht die SSL-Verschlüsselung für die Kommunikation mit dem Mailserver. Bei Nichtverwendung OFF markieren.

    • OFF
    • StartTLS
    • POP over SSL


  8. Erforderlichenfalls das gleiche Verfahren für die Einträge weiterer Benutzerprofile verwenden.

  9. Nach der Vornahme aller Einträge auf Senden klicken.

Direkter E-Mail-Versand von einem E-Mail-Client aus

Zum Ausdruck der Nachricht und der Anhänge können E-Mails direkt an die E-Mail-Adresse des printer/MFP's gesendet werden. Die für Anhänge zulässigen Dateitypen sind Klartext (.txt), Druckzeichen (.prn), PostScript (.ps) und PDF (.pdf). In anderen Dateitypen vorliegende Anhänge werden übergangen und verworfen.

Wenn der von Ihnen verwendete printer/MFP keine KPDL-Emulation unterstützt, können Sie keine PostScript-Dateien (.ps) oder PDF-Dateien (.pdf) drucken.

Zum Senden von E-Mail an die E-Mail-Adresse des printer/MFP's:

  1. Für den Empfänger ( An: ) die E-Mail-Adresse des Druckers/Mehrfunktionsdruckers eingeben (z. B. aaabbb123@aaa.com ).

  2. Betreff und Mitteilungstext für das Deckblatt eingeben. Ein Deckblatt wird nur gedruckt, wenn Deckblatt auf der POP3-Seite ON.

  3. Die zu druckende Datei als Anhang beifügen (muss im Format .txt, .ps, .prn oder .pdf sein).

  4. Auf Senden klicken.
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